Çoğu yazılımda olduğu gibi, öğrenmesi ve kullanması daha kolay olan sistemler genellikle daha az kapasiteye sahiptir ve bunun tersi de geçerlidir. Gelişmiş kapasiteler genellikle öğrenmesi zor ve / veya özelleşmiş profesyonel uzmanlık isteyen bir sistem gerektirir. ÖKA yönetici personel havuzunuzda ki beceri setlerini belirlemek önemlidir, böylece ne için hazırlandığınızı ve / veya personel veya eğitim açısından ne kazanmanız gerektiğini bilirsiniz. Kullanıma hazır sisteme uyması için personelinizin uzmanlığını ve rollerini düzenleyebilirsiniz, ancak sistemi personel uzmanlığına uygun hale getirmek maliyet açısından verimli değildir.

Bu aynı zamanda görev akışı için de geçerlidir. Dahili süreçlerinizi dahili ÖKA görev akışına uyacak şekilde değiştirmek isteyip istemediğinize karar vermeniz gerekecektir (yani, kurumunuzun işleri nasıl yerine getirdiği konusunda ÖKA ‘yı yeniden yapılandırın). Bu karmaşık bir sorundur ve kutudan çıktığı haliyle veya belki özelleştirmeyle mevcut süreçlerinizi destekleyen bir ÖKA’yı tercih etmenin yanında bazı güçlü yanları vardır, ancak bunu söylemek yapmaktan daha kolay olabilir. Her ikisini de yapmanız gerekebilir. Hepsinden önemlisi, kurumsal sistem ve süreçlerinizi uyarlamak için sistem dışında çalışmayı en kolay hale getirmek için bulabileceğiniz mali baskıyı küçümsemeyin. Açık kaynaklı da olsa ticari ürünler de olsa, ÖKA’larınözelleştirilmesi pahalı olabilir.

ÖKA sistem tasarımı ve “en az dirençli yol” iş akışları, aşağıdaki alanlarda mevcut süreçlerinizde ve altyapınızda değişiklikler anlamına gelebilir:

• BT altyapısı
• İdari prosedürler ve ilkeler
• İşyerinde kültürel tutumlar ve yerleşik uygulamalar
• Eğitim paradigmaları