Herhangi bir eğitim kurumunun verebileceği en önemli kararlardan biri öğrenmenizi yönetmek ve dağıtımı için bir sistem seçmektir. Bu sistemlerin çoğu önceki bölümde açıklanan işlevsel öğelerin aynı temel derlemini içerse de, farklı öğrenme hedefleri, öğrenciler ve kuruluşlar için optimize edilmiştir. Farklılıklar bu bakımdan büyük olabilir. Kuruluşunuz, ihtiyaçlarınız için optimize edilmemiş bir sistem seçerse, kurumunuzun parasını boşa harcayabilir ve öğrenenlerinizle yöneticileriniz için zaman kaybı oluşturabilir veya daha da kötüsü, öğrenenler için önemli olabilecek, erişilmesi zor olan öğrenim fırsatlarına karşı olumsuz tutum oluşturabilirsiniz.
Bu sistemlerin seçiminde bir diğer önemli etken sürekliliktir. Bu, sistemin piyasada uzun ömürlü olup olmayacağı ve periyodik bakım ve güncellemelerle desteklenip desteklenmeyeceği ile ilgilidir. Bu, en azından içinde bulunduğu BT ortamındaki (hem donanım hem de yazılım) evrimsel değişiklikleri hesaba katmak açısından önemlidir. Aynı zamanda, sistemin gelecekte SCORM gibi standartlara uygun revizyonları da içeren yeni dosya biçimlerini destekleyip desteklemeyeceği ile de ilgilidir.
Bütün kurumsal sistemlerde olduğu gibi ÖYS’lerde genişletilebilirlik, ölçeklenebilirlik ve genel olarak kurumun genel kurumsal mimarisine nasıl uyacağı ve bütünleşeceği de göz önünde bulundurularak seçilmelidir. Genişletilebilirlik hususları, sistemin modülerliğini ve değişen kullanıcı ihtiyaçlarını karşılamak için hizmetlerin nasıl özelleştirilebileceğini veya artırılabileceğini dikkate alma yönüyle ilgilidir. Ölçeklenebilirlik, bir ÖYS’nin potansiyel hacim taleplerini büyüme yoluyla karşılayıp karşılayamayacağını değerlendirmede organizasyonun büyüme modelleri ve projeksiyonlarının önemine vurgu yapar. Uyum, kurumun diğer öğrenme dışı özel iş ihtiyaçlarını ve ÖYS’nin iş ile ilgili diğer sistemleri nasıl entegre edeceği ve destekleyeceği ile ilgilidir. Bu amaçla, en başından itibaren tüm tartışmalara uygun öğrenme dışı paydaşların yanı sıra BT birimi personelinin dahil edilmesi çok önemlidir.
Her ne kadar bu makale öncelikle bir ÖYS’yi ilk kez satın alacaklar için hazırlanmış olsa da, bu bilgilerin çoğu ÖYS’lerini değiştirenlere de uygulanabilir. Bu karar için birçok neden olabilir ancak bu genellikle maliyet ve teknoloji kullanımını destekler. ÖYS’lerin maliyetleri kademeli olarak düşüyor ve yeni teknolojilerle sorunsuz bir şekilde bütünleşmek için yeni ÖYS’ler inşa ediliyor. Bu iki faktör eğitim paydaşlarını geçiş yapmayı düşünmeye motive etmektedir. Bersin ve Associates tarafından yapılan bir ankete göre, müşterilerin dörtte biri kullanmakta oldukları mevcut ÖYS’lerinden memnun olmadıklarını ve gelecek yıl içinde satıcı firmaları değiştirebileceklerini belirtiyorlar (Upside Learning, 2014).
