ÖYS’lerin bazı yönleri, dosyaları bir intranet dosya sunucusuna yerleştirerek ve izleme amacıyla bir elektronik tablo veya basit bir veri tabanı kullanarak ele alınabilir. Bununla birlikte, çoğu işletmelerin ihtiyaçları böyle bir kullanıcı tarafından hazırlanan bir sistemin yeteneklerinin ötesine geçmektedir. Ayrıca, daha sağlam bir sistemi şirket içinde geliştirmek, birçok kuruluşun özellikleri ve bütçelerinin ötesinde, büyük bir yazılım sistemi geliştirme projesine kolayca dönebilir. Bu nedenle ticari bir sistem elde etmek ya da bir açık kaynak sistemini özelleştirmek genellikle uygun maliyetlidir.
ÖYS’ler, teklif değerlerinin çoğunu, yöneticiler ve öğrenenler tarafından kullanım kolaylığına ve zaman alıcı görevlerin otomasyonuna yönelik optimizasyonlarına dayandırmaktadır. Dikkatli bir şekilde tasarlanmış araçlar olmaksızın çok zaman alıcı olabilecek akıcı ve verimli idari iş akışları sunarlar.
ÖYS’ler açık kaynak olabilir ancak ticari versiyonlar küçük kuruluşlar için yüksek fiyatlı olabilir. Aynı zamanda teknik olarak karmaşıktırlar ve yönetim ve bakım altyapısı için gerekli kaynaklar da küçük işletmeler için maliyetli olabilir. Bu nedenle, ticari sistemler genellikle, binlerce kullanıcı olmasa bile yüzlerce kullanıcısı olan işletmeler için bir miktar merkezi, otomatik kontrol ve kayıt tutma sürecinin öğrenme süreci üzerinde uygulanması gereken durumlarda en mantıklısıdır. Bu, tedarikçi tarafından barındırılan ÖYS’ler için “kullanım başına ödeme” fiyatlandırma modellerinin, çok küçük kuruluşlar için bile ÖYS’nin uygun maliyetli ve pratik olmasını sağlayabilir.
ÖYS’ler genellikle şu durumlarda ihtiyaç dışıdır:
- Az sayıda kullanıcı varsa (bu durumda sistem kullanışlı olabilir ancak maliyeti uygun olmayabilir).
- Öğrenme, kuruluşun intranetindeki bir dosya sunucusunda bulunan bir dosyaya ait URL’nin gönderilmesiyle kolayca öğrenene sunulabilir ve öğrenen herhangi bir performansı izleme zorunluluğu olmadan modülü (modülleri) almakta serbesttir.
- Öğrenme, sınıf belgeleri ve / veya basılı evrak, CD veya DVD gibi basılı ortamlar aracılığıyla sağlanır ve sistematik merkezi izlemeye gerek kalmaz.
ÖYS’ye ihtiyaç duyulmasının önemli gerekçelerinden biri, küçük ve orta ölçekli şirketlerin veya kurumların, personel eğitim ihtiyaçlarının sağlam ve sistematik olarak ele alındığı insan kaynakları yeterliliğini sağlamak için yeterli personel kaynağına sahip olmamasıdır. ÖYS, süreçlerin otomatikleştirilmesi ve düzenlenmesi ile bu ihtiyacın bir kısmını karşılayabilir.
ÖYS’ler genellikle içerik geliştiricileri, eğitim yöneticileri, ders yöneticileri, sistem yöneticileri, eğitmenler ve öğrenenler dahil olmak üzere çeşitli gruplar tarafından yaygın olarak kullanılmaktadır. Bu roller çoğu ÖYS ürününde bulunan varsayılan hesap kategorileri / izin düzeylerinde genellikle hesaba katılır. Her grup farklı amaçlar için farklı işlevsel alanları veya belirli bir işlevsel alanı kullanır çünkü her biri öğrenme dağıtım ve yönetim sürecinde farklı bir rol oynar. Şekil 1 her bir grubun çeşitli ÖYS işlevsel alanlarını nasıl kullandığını göstermektedir:
| İşlevsel alan | İçerik Geliştiriciler | Eğitim Yöneticileri | Ders Yöneticileri | Sistem Yöneticileri | Eğitmenler | Öğrenenler |
| Öğrenme alanı ve müfredat | Uygulanamaz | Öğrenme yolları, müfredat ve bunlarla ilişkili hedef grupları tanımlama | Dersin öğrenme yolu veya müfredatta doğru şekilde konumlandırıldığından emin olun | Öğrenme yollarının, müfredatlarının ve hedef grupların sistem bütünlüğünü koruma | Öğrenenlerin eğitim ihtiyaçlarına uygun öğrenme alanlarının ve müfredatın atanması | Müfredatın seçimi veya atanan müfredatın görüntülenmesi |
| Ders sunumu hazırlığı | Geliştirilen derslerin düzgün çalıştığından emin olmak için denemeden geçirilmesi | Müfredattaki derslerin içerik hatalarına karşı gözden geçirilmesi | Belirli bir dersin içerik hataları ve dağıtım sorunları için gözden geçirilmesi | Derslerin içe aktarımı ve yapılandırılması | Öğretimsel destek sağlamaya hazırlık için derslerin gözden geçirilmesi | Uygulanamaz |
| Ders dağıtımı | Uygulanamaz | Eğitim programının eğitim planında belirtildiği şekilde sunulduğundan emin olmak için izlenmesi | Dersin doğru şekilde sunulduğundan emin olmak için izlenmesi | Bant genişliği ve sunucu kısıtlamaları için ders dağıtımını izlenmesi ve tahsis edilmesi | Uygulanamaz | Derslerin bulunması, kayıt olunması ve alınması |
| Dersin işleyişi | Uygulanamaz | İşleyişin amaçlandığı şekilde yapıldığından emin olmak için eğitim programını incelenmesi | İşleyişin amaçlandığı şekilde yapıldığından emin olmak için dersin gözden geçirilmesi | Derslerin düzgün çalışmasını sağlamak için ÖYS’nin yapılandırılması | Ders öğretim desteğinin sağlanması (ÖYS’nin eğitmenlerle iletişim kurmasını sağlayan özellikler aracılığıyla) | Kurs özelliklerinin amaçlanan şekilde kullanılması |
| Ders gelişimi ve tamamlanması | Uygulanamaz | Derslerdeki ilerlemenin raporlanması
Varsa ders kullanımının faturalandırılması |
Dersteki ilerlemenin rapor edilmesi ve analiz edilmesi
Varsa, bireysel ders kullanımının faturalandırılması |
Veritabanı izlemesinin sürdürülmesi ve raporların oluşturulması | Öğrenenin ilerlemesi ve tamamlamasını gözlemleyin ve gerektiğinde ek derslere öğrenci atanması | İlerlemenin ölçülmesi |
| Değerlendirme | Programın değerlendirmesi (varsa ÖYS’de) | Eğitim planına uygunluğu sağlamak için müfredat boyunca değerlendirmelerin gözden geçirilmesi | Derste değerlendirmelerin gözden geçirilmesi | Değerlendirmelerin doğru şekilde yürütülmesini sağlamak için ÖYS’nin yapılandırılması | Değerlendirmenin gözden geçirilmesi
Değerlendirme sonuçlarının gözden geçirilmesi ve uygun iyileştirici önlemlerin alınması |
Değerlendirmeye katılım |
| Öğrenen performansı | Uygulanamaz | Performansı değerlendirme, belgelendirme ve analiz etme | Ders etkinliğini değerlendirmek için ders kullanımı ve öğrenen performansının analiz edilmesi | Eğitim yöneticisi ve kurs yöneticisi ihtiyaçlarına göre istatistik ve raporlar üretilmesi | Öğrenen performansının gözlemlenmesi ve gerektiğinde öğrenenlerin ek derslere atanması | Performansın izlenmesi |
| Yeterlilikler | Uygulanamaz | Yeterliliklerin tanımlanması | Yeterliliklerin derslere entegre edildiğinin temin edilmesi | Yeterliliklerin dış sistemlerden / sistemlere içe / dışa aktarımı | ÖYS tarafından bildirilen öğrenen yeterliliklerine dayanarak daha ileri adımların atılması | ÖYS’den yeterlilik sertifikalarının alınması |
Şekil 1: ÖYS işlevsel alanları ve her birinin rolleri
