Açık kaynak seçenekleri herhangi bir lisanslama maliyetleri olmadığından caziptirler. Bununla birlikte, açık kaynak bir çözüm elde etmenin avantajları ve dezavantajlarının, maliyetin, sistemin ömrü boyunca, ticari bir sisteme eşit ya da daha fazla olabileceğinin farkında olmak önemlidir. Ücretsiz lisans yönünün aşırı derecede kolay olması ve gerekli olabilecek (muhtemelen kapsamlı) özelleştirme ve desteği görmezden gelmek kolaydır.

Ayrıca, ürünün kuruluşun belirli gereksinimlerine göre tamamen uyarlanabilecek şekilde açık kaynak sistemlerinin potansiyel avantajının gözden kaçması da kolaydır. Doğru şekilde yönetilirse, bu avantaj açık lisanslı bir çözümü yalnızca lisansın ücretsiz olduğu için değil, geliştirme ve özelleştirme çabalarının yalnızca kurumun ihtiyaçlarına ve daha fazlasına odaklanabileceği için daha ucuz hale getirebilir. Bunun yerine kuruluşunuzun ihtiyaç duymadığı birçok özelliğe sahip ticari bir ürün kullanabilirsiniz (ancak yine de bu ürünlere para ödüyorsunuz). Standart bir ticari sistem için iş modeli, en geniş müşteri tabanını çekmek için mümkün olan en geniş gereksinim grubunu oluşturmaktır. Kuruluşunuz bu gereksinimlerin hepsine veya çoğuna sahip olmayabilir.

Yukarıda söylenenlerin hepsi dikkate alındığında, açık kaynaklı bir ÖYS’nin edinilmesi genellikle para tasarrufu sağlar.  Örneğin, büyük bir ABD kamu kurumunun e-Öğrenme girişiminin yöneticisi, açık kaynaklı bir sistem olan ÖYS’ye geçmenin, kullandıkları ticari sistemin devam eden maliyetlerinin % 60’ına mal olduğunu açıkladı.

Açık kaynak sistemleri, 3 Öğrenmenin Dağıtımı ve Yönetimi İçin Sistem Kategorileri bölümündeki sistem listelerinde belirtilmiştir. Popüler açık kaynaklı sistemlerin açıklamaları http://barrysampson.com/2009/04/open-source-ÖYS-10-alternatives-to-moodle/ adresinde bulunabilir

16 Ekim 2009’da, ABD savunma bakanlığı açık kaynak kodlu yazılım konusunda yeni bir kılavuz yayımladı (bk. http://dodcio.defense.gov/Portals/0/Documents/FOSS/2009OSS.pdf ). Kılavuz, alım değerlendirmeleri sırasında açık kaynak yazılımının tescilli yazılım olarak eşit ağırlığa sahip olmasını sağlar. SB’de güvenlik ve kalite sorunları nedeniyle açık kaynak yazılımının kullanımdan kaldırıldığı zaman geçmişte kaldı.

Açık kaynaklı yazılımın faydaları bu kılavuz belgede şu şekilde açıklanmaktadır :

• Kamuya açık kaynak kodu tarafından sağlanan sürekli ve geniş eş gözden geçirme, daha sınırlı temel geliştirme ekibi tarafından tanımlanmayan hataların belirlenmesi ve ortadan kaldırılması yoluyla yazılım güvenilirliğini ve güvenlik çabalarını destekler.
• Yazılım kaynak kodunun kısıtlamasız değiştirme özelliği, Bakanlığın değişen durumlara, görevlere ve gelecekteki tehditlere daha hızlı yanıt vermesini sağlar.
• Özel kısıtlamalardan dolayı belirli bir yazılım geliştiricisine veya tedarikçisine güvenmek, birden çok tedarikçi tarafından işletilebilen ve korunabilen açık kaynak yazılım kullanımıyla azaltılabilir, böylece giriş ve çıkış engelleri azaltılabilir.
• Açık kaynak yazılımları genellikle koltuk başına lisans maliyetine sahip olmadığından, yazılımın birçok kopyasının gerekli olabileceği durumlarda maliyet avantajı sağlayabilir ve toplam kullanıcı sayısının fazla olduğu ve önceden bilinmediği durumlarda lisans nedeniyle maliyet artış riskini azaltabilir.
• Açık kaynaklı lisanslar, yazılımı kimin kullanabileceğini veya yazılımın kullanılabileceği çalışma alanlarını kısıtlamaz. Bu nedenle açık kaynak yazılımları, hem bilinen hem de beklenmedik kullanıcıların hızlı bir şekilde tedarik edilmesini sağlayan net merkezli bir lisanslama modeli sunar.
• Bakanlık, AKY’nın diğer kullanıcılarla bakım sorumluluğunu paylaşarak, özellikle bakım sorumluluğunu üstlendiği yazılıma (ör. KHDÇ) kıyasla yazılımın toplam sahip olma maliyetini azaltarak fayda sağlayabilir.
• AKY, yazılımı en düşük maliyetlerle ve idari gecikmelerle “performans değerlendirmesi için deneme” becerisinin önemli olduğu hızlı prototipleme ve deneyimleme için özellikle uygundur.

(CIO Savunma Bakanlığı Ofisi, 2009)

Ayrıca, 8 Eylül 2016’da, ABD Yönetim ve Bütçe Ofisi açık kaynaklı yazılımlar hakkında yeni bir kılavuz yayımladı (bk. https://sourcecode.cio.gov/ ). Bu bildiri, özel olarak geliştirilen yeni Federal kaynak kodunun Federal Hükümet genelinde tekrar kullanılmak üzere geniş bir şekilde kullanılmasını sağlamayı amaçlamaktadır. Bu politikanın bir parçası olarak, yeni özel yazılımlar devreye alınırken, özel olarak geliştirilen yeni kodun en az yüzde 20’sini üç yıl boyunca açık kaynak yazılımlar olarak halka açılması ve performansının ölçülmesi için yeni özel yazılımla ilgili ek veri toplanması hükümleri kurumlar için zorunlu hale getirmektedir. (Scott, T. ve Rung, A., 2016). Bunun faydalarını şu şekilde sıralamışlardır:

“Geliştirilmiş Federal özel kodun yeniden kullanımının yararları önemli olmakla birlikte, kaynak kodun halka açık kaynak yazılımlar olarak da sunulması durumunda ek avantajlar ortaya çıkabilir. Kaynak kodun açık kaynak yazılım olarak sunulması, kodu kendi amaçları için uygulayan ve iyileştirmeler yayınlayan daha geniş bir kullanıcı topluluğunun bir sonucu olarak Federal özel ısmarlama kod projelerinin sürekli olarak iyileştirilmesini sağlayabilir. Bu işbirliğine dayalı atmosfer, yazılım eş gözden geçirme ve güvenlik testi yapmayı, mevcut çözümleri yeniden kullanmayı ve teknik bilgileri paylaşmayı kolaylaştırabilir. Ayrıca, katılım sağlayan ya da gelecekteki bakım veya geliştirmeler için rekabet eden tedarikçiler, temel kaynak kodu tam olarak bilerek bunu yapabilirler. Bazı özel sektör şirketleri, yazılım geliştirme projelerinin bazılarını zaten açık kaynak yazılım modeline kaydırmış, yazılımın kaynak kodunun denetimi, iyileştirmesi ve yeniden kullanımı için kamuya açık bir şekilde sunulmasını sağlamıştır.” (Scott, T. and Rung, A., 2016, s. 2).

Açık kaynak yazılımı hakkında anlamanız gereken önemli nokta, satın almakta olduğunuz açık kaynak ürünü için ortaya çıkan açık kaynak topluluğuyla kurmanızı sağlayan ilişkidir. İhtiyacınız olan gelişmiş işlevsellik modüllerini keşfedip kullanabilmek için toplulukla bağlantıda kalmak, kişiselleştirme maliyetlerinizi büyük ölçüde düşürebilir. Açık kaynak toplulukları, açık kaynak kullanmanın onların topluluğunun sorumlu bir üyesi olduğunuz anlamına geldiğini sık sık hatırlatırlar. Katkıda bulunmanın yanı sıra topluluktan kod, eğitim ve belge alma beklentisi de vardır. Topluluk içinde aktif kalmanın ve hem araştırma hem de satın almanın yanı sıra ürünlerinizi ve çözümlerinizi paylaşmanın maliyeti, açık kaynak kodlu bir araç edinme çaba düzeyine dahil edilmelidir. Açık kaynaklı ÖYS’ler genellikle Claroline ve Sakai gibi kar amacı gütmeyen kuruluşlar tarafından desteklenmektedir.

Ayrıca, edindiğiniz açık kaynaklı ürün için açık kaynak topluluğunun gücünü ve boyutunu ve ayrıca ürünün ömrünü değerlendirmek de önemlidir. Bu, açık kaynaklı yazılımın ana sponsorlarının herhangi bir zamanda gelişmeyi durdurabileceği veya toplulukların zamanla ortadan kaybolabileceği konusundaki kaygıları hafifletebilir. Bir başka olası endişe de, bir aracın popülerliği kadar hızlı büyüyebileceğidir: dokümantasyon gelişimi önemini kaybetmektedir ve yazılımın mevcut sürümüne yetişememektedir. Özellikle, sizi desteklemesi gereken bir tedarikçinin olmadığı, açık kaynaklı bir yazılım olması durumunda, yeterli belgenin bulunmaması bir ürünün kurulmasını, kullanılmasını, bakımını yapmasını ve sorun gidermeyi zorlaştırabilir.

Son olarak, bazı açık kaynaklı ürünlerin temel sürümleri genellikle çok basittir. Yazılımın yalnızca özel gereksinimlerinizi karşılamakla kalmayıp, aynı zamanda ürün türü için evrensel olarak kabul görmüş işlevselliğin orta düzeyini de karşılaması için genellikle bir düzeyde özelleştirmelere ihtiyaç duyulur. Açık kaynaklı bir ürünün kutudan çıkar çıkmaz kullanılabileceğini varsaymak riskli olabilir. Hazır geliştirme kaynaklarınız yoksa ve edindikten hemen sonra ürünün işlevselliğini arttırmaya istekli değilseniz, bir süre onu kullanamayabilirsiniz. Bazı şirketler (Lambda Solutions gibi), iş modellerini Moodle veya Totara gibi açık kaynaklı ÖYS’leri özelleştirmeye ve destek hizmetlerini satma üzerine kurmuşlardır.

Yukarıdaki kaygılar nedeniyle, ekonomik avantajları ve çoğu zaman sağlam işlevselliklerine rağmen, açık kaynaklı sistemler henüz ÖYS pazarında önemli bir paya sahip olmamıştır.

Ücretsiz yazılımlar açık kaynaklı olabilir veya olmayabilir. Açık kaynak kodlu yazılımların olmadığı durumlarda; ücretsiz yazılımlar telif hakkı, kopyalama, dağıtım ve türemiş çalışmalar konusunda kısıtlamalara sahip olabilir. Ve ücretsiz yazılım kaynak kodunu kullanılabilir hale getirmeyebilir. Ücretsiz yazılımlar, kişisel kullanım, kar amacı gütmeyen kullanım, ticari olmayan kullanım vb. ile sınırlandırılmış olabilir. Açık kaynak olmayan ücretsiz yazılım, kolayca özelleştiremeyeceğiniz için riskli bir yatırımdır.

Kuruluşunuzda açık kaynak kullanımı veya ücretsiz yazılım kullanımıyla ilgili özel kısıtlamalar olabilir. A.B.D. Savunma bakanlığı için bk. http://dodcio.defense.gov/OpenSourceSoftwareFAQ.aspx