ÖYS’nizi almadan önce, potansiyeline uygun şekilde kullanılması ve bunu elde etme kararınıza yol açan performans açıklığını ele alması için sorunsuz çalışmasını nasıl sağlayacağınıza dair bir ön planınız olmalıdır. Ayrıca, sistemin yaşam döngüsü boyunca amaçlanan görevini gerçekleştirme kabiliyetini etkileyebilecek karmaşayı ve kurumsal engelleri önlemek için hem sistemi hem de içeriğin korunması konusunda net olmak istersiniz. Bu ön plan olmadan, satın alma işlemini onaylayacak kişiler sizi şüpheyle karşılayabilirler.

Bu ön plan, muhtemelen sisteminiz tamamen kurulduktan sonra, biraz aşina olduktan ve iş gereksinimlerinizi, süreçlerinizi ve politikalarınızı en iyi şekilde ifade etmek için sistem özelliklerinden nasıl yararlanılacağını daha iyi anladıktan sonra değişecektir. Bunun tersi de geçerlidir; 4.21 Personel ve süreçlerin sistem kapasitesine uyarlanması bölümünde açıklandığı gibi, sistemin standart özelliklerine ve iş akışlarına uyacak şekilde süreçlerinizi ve politikalarınızı değiştirmenin daha kolay olduğunu belirleyebilirsiniz.

Sorunsuz bir uygulamayı sağlamak için, satın alma aşamasında bu planlama işlemine başlamanız gerekir. Planınızın bazı yönleri, özellikle tedarikçi uygulama danışmanı olarak görev yapacaksa ÖYS ve tedarikçi seçiminizi etkileyebilir.

Foreman’a göre (2013), ÖYS İşletme ve Yönetim Planınızda aşağıdaki alanlara değinmeniz gerekmektedir:

• Standartlar
  • Politikalar
    • İçerik kapsama politikası
    • İçerik sahipliği politikası
    • İçerik yaşam döngüsü politikası
    • Eğitim bilgisi tutma politikası
  • Prosedürler
  • Kılavuzlar
  • Toplantılar
  • Ders özellikleri standartları
  • Ders yapıları için standartlar
• Taksonomi
• Yapılandırma yönetimi
• İdame, bakım
• Yönetim
  • Yönetim Kurulu
  • ÖYS yönetim ekibi
  • ÖYS çalışma grupları
  • ÖYS operasyonları
    • ÖYS operasyon yönetimi
    • İçerik sahipleri
    • ÖYS yöneticileri
    • Teknik destek