Çoğu yazılımda olduğu gibi, öğrenmesi ve kullanması daha kolay olan sistemler genellikle daha az kapasiteye sahiptir ve bunun tersi de geçerlidir. Gelişmiş kapasiteler genellikle öğrenmesi zor ve / veya özelleşmiş profesyonel uzmanlık isteyen bir sistem gerektirir. ÖYS yönetici kadrosu havuzunuzdaki beceri setlerini belirlemek önemlidir; bu sayede personeliniz veya eğitimlerinizle ilgili ne kadar hazır olduğunuzu ve / veya neye ihtiyaç duyduğunuzu bilebilirsiniz. Kullanıma hazır sisteme uyması için personelinizin uzmanlığını ve rollerini düzenleyebilirsiniz, ancak sistemi personel uzmanlığına uygun hale getirmek maliyet açısından verimli değildir.Bu aynı zamanda görev akışı için de geçerlidir; dahili süreçlerinizi yerleşik ÖYS görev akışına uyacak şekilde değiştirmek isteyip istemediğinize karar vermeniz ya da tam tersi karar vermek isteyeceksiniz. Bu karmaşık bir konudur ve bir ÖYS seçmenin yanında, belki de kişiselleştirme ile mevcut işlemlerinizi destekleyen bazı güçlü destekleyiciler vardır, ancak bunun yapılması daha kolay olabilir. Her ikisini de yapmanız gerekebilir. Hepsinden önemlisi, kurumsal sistem ve süreçlerinizi uyarlamak için sistem dışında çalışmayı en kolay hale getirmek için bulabileceğiniz mali baskıyı küçümsemeyin. Açık kaynaklı veya ticari ürünlerin ÖYS’lerin özelleştirilmesi oldukça pahalı olabilir ve pahalı olmasa bile hafife alınmamalıdır; Sistemin derinliklerinde değişiklik yapmaya başlarsanız, tedarikçiden yapılan sistem güncellemelerinin özelleştirilmiş sisteminizle uyumsuz olduğu bir noktaya hızlı bir şekilde geri dönebilirsiniz, bu nedenle sisteminiz güncellenemeyebilir (tedarikçi sizi bu konuda uyarmak zorunda kalır).

ÖYS sistem tasarımı ve “en düşük direnç yolu” iş akışları, mevcut işlemlerinizde ve altyapınızda aşağıdaki alanlarda değişikliklere yol açabilir:

• BT altyapısı
• İdari prosedürler ve ilkeler
• İşyerinde kültürel tutumlar ve yerleşik uygulamalar
• Eğitim paradigmaları