Bazı ÖYS tedarikçileri, kullanıcının belirli bir beceri alanındaki yetkinliklerini öz değerlendirmesini sağlayan yerleşik veya bağımsız yeterlilik yönetimi veya “hassas beceri araçları” olduğunu göstermiştir. Bunun uygulandığı en yaygın beceri alanları bilgi teknolojisi (BT) ve Microsoft Office uygulamalarıdır. Belirli bir iş veya meslek kategorisine özgü her yetkinliği belirlemek yerine bu araçlar kullanıcının onları bağımsız olarak analiz etmesine ve pozisyonlarına, rütbelerine, oranlarına, derecelerine, uzmanlıklarına vb. uygun dersleri seçmelerini sağlar.
Diğer ÖYS araçları (bazen “beceri yönetimi sistemleri” (SMS’ler) eğitim ve İK yöneticilerinin yapacakları eğitim müdahalelerini (dersler, birimler, dersler, konular, OJT, testler, kariyer deneyimleri vb.) kuruluşun iş yeterliliği gereksinimleri ile (beceriler, görevler, bilgi, vb.) manuel olarak eşleştirecekleri yoğun işlerini otomatik hale getirmek amacıyla onların kullanımına sunulmaktadır. ÖYS’ler ile gittikçe çok daha bütünleşik olan yeterlilik yönetimi süreci genellikle aşağıdakileri içerir:
- Meslekler için gerekli yeterlilikleri belirler
- Yeterlilikleri ve kuruluşun mevcut seviyelerinin profilini oluşturur
- Mevcut ve istenen yeterlilikler arasındaki boşluğu belirler
- Boşluğu kapatmak için gereken derslerin amaçlarını ve diğer tanımlayıcıları belirler
- Öğrenen yeterliliği eksikliklerini öğrenen izleri, eğitim programları ve derslerle eşleştirir
- Yeterlilik gereksinimlerine göre kullanıcı gruplarını tanımlar
- Yeterlilik gereksinimlerine göre dersleri ve müfredatı tanımlar
- Yeterlilikleri derslerle veya diğer eğitim müdahaleleri ile planlar
- Öğrenenleri derslerle veya diğer eğitim müdahaleleri ile eşler
- Öğrenenleri süreklilik / ilerleme izleri ile eşler
6. Boşluğu kapatmak için bu dersleri içeren öğrenme izlerini ve eğitim programlarını planlar
7. Yeterlilik boşluklarını gidermek için eğitim önerilerini (ön koşulları dâhil etmek için) sağlar
8. Öğrendikten sonra yeterlilikleri değerlendirir
